Bezoekersregistratie software

Bezoekersregistratie software, wat houdt dit eigenlijk precies in? Volgens de Arbowet is het verplicht om de bezoekers van jouw pand of organisatie te registreren. Wanneer er een ongeval plaatsvindt of als er sprake is van een calamiteit, dienen de BHV’ers en externe hulpdiensten exact te weten hoeveel mensen zich in het gebouw bevinden en wie dit zijn. In dit artikel vertellen we je welke vormen van bezoekersregistratie er precies zijn, wat je moet registreren en hoe bezoekersregistratie software je hierbij kan helpen.

Welke vormen van bezoekersregistratie zijn er?

Bezoekersregistratie software is een middel om bezoekers te registreren. Er zijn diverse soorten bezoekersregistratie om te achterhalen wie op welk moment in jouw pand aanwezig zijn. Wij hebben de verschillende vormen voor je op een rij gezet.

Papier

Een mogelijkheid om je bezoekers te registreren is door dit op papier te doen. Er zijn organisaties die bij de receptie een boek hebben liggen waarin de bezoekers zich kunnen inschrijven. Let wel op dat dit zeker niet aan te raden is. Bezoekers kunnen namelijk eenvoudig door het boek heen bladeren en zo persoonsgegevens van anderen inzien. Wie wel bezoekers op deze manier registreert moet deze gegevens uiteindelijk in het register verwerken. Een ander groot nadeel van registreren met papier is dat de kans aanwezig is dat de handschriften niet leesbaar zijn of het papier zoek raakt.

Toegangspasje voor toegangscontrole

Er zijn ook organisaties die gebruik maken van een toegangspasje voor toegangscontrole. Hierbij wordt met de webcam een foto van een bezoeker gemaakt, waarop een tijdelijk toegangspasje geprint wordt. Nadelen hiervan zijn dat het veel tijd kost en ook niet zomaar iedereen een foto van zichzelf wilt laten maken.

Digitaal

Je kunt je bezoekers ook digitaal registreren. Dit is een vrij eenvoudige oplossing. Er zijn bedrijven die dit via Word of Excel zit. Een groot voordeel aan digitale registratie is dat het eenvoudiger te lezen en makkelijker te verwerken is. Wel heb je hiermee minder analytische mogelijkheden en kun je dit ook niet aan al je andere systemen koppelen. Het beste wat je dan ook kunt doen is speciale bezoekersregistratie software gebruiken. Deze software is zo ontworpen dat je jouw bezoekers op de meest eenvoudige wijze kunt registreren. De software biedt veel uitgebreidere mogelijkheden en is ook geheel af te stemmen op jouw wensen.

Welke informatie dien je te registeren?

De informatie die je in de bezoekersregistratie software dient te registreren verschilt doorgaans per bedrijf of organisatie. Echter wordt vaak de voor- en achternaam geregistreerd, evenals de naam van de organisatie van de bezoeker. Soms worden er ook andere zaken genoteerd, zoals de persoon met wie er een afspraak is ingepland of de afdeling waarop de afspraak plaatsvindt. Wat in elk geval wordt geregistreerd zijn het tijdstip van aankomst en de tijd van vertrek. Ook kan het identiteitsbewijs gecontroleerd worden.